Proses Perencanaan
Perencanaan dalam suatu organisasi adalah suatu proses, dimulai dari identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, implementasi (pelaksanaan pemecahan masalah) dan evaluasi. Dari hasil evaluasi tersebut akan muncul masalah-masalah baru kemudian dari masalah-masalah tersebut dipilih prioritas masalah dan selanjutnya kembali ke siklus semula.
Di bidang kesehatan khususnya, proses perencanaan ini pada umumnya menggunakan pendekatan pemecahan masalah (problem solving). Secara terinci, langkah-langkah perencanaan kesehatan adalah sebagai berikut :
Perencanaan pada hakekatnya adalah suatu bentuk rancangan pemecahan masalah. Oleh sebab itu, langkah awal dalam perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan masyarakat di lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Sumber masalah kesehatan masyarakat dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain :
- Laporan-laporan kegiatan dari program-program kesehatan yang ada.
- Survailance epidemiologi atau pemantauan penyebaran penyakit.
- Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan kesehatan.
- Hasil kunjungan lapangan supervisi, dan sebagainya.
2. Menetapkan Prioritas Masalah
Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan segudang masalah kesehatan yang menunggu untuk ditangani. Oleh karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan teknologi maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkan sekaligus (direncanakan pemecahannya). Untuk itu harus dipilih masalah mana yang "feasible" untuk dipecahkan. Proses memilih masalah ini disebut memilih atau menetapkan prioritas masalah. Pemilihan prioritas dapat dilakukan melalui 2 cara, yakni :
2.1 Teknik Skoring
Yakni memberikan nilai (scor) terhadap masalah tersebut dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain :
- Prevalensi penyakit (prevalence) atau besarnya masalah.
- Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah tersebut (severity).
- Kenaikan atau meningkatnya prevalensi (rate increase).
- Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of unmeet need).
- Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social benefit).
- Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasiblity).
- Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah (resources availability), termasuk tenaga kesehatan.
Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi dan bila sangat kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang memperoleh nilai tertinggi (terbesar) adalah yang diprioritaskan, masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua memperoleh prioritas kedua dan selanjutnya.
2.2 Teknik Non Skoring
Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu juga disebut "nominal group tecnique (NGT)". Ada 2 NGT yakni :
2.2.1 Delphi Technique
Yaitu masalah-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.
2.2.2 Delbeq Technique
Menetapkan prioritas masalah menggunakan teknik ini adalah juga melalui diskusi kelompok namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya maka sebelumnya dijelaskan dulu sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.
3. Menetapkan Tujuan
Menetapkan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin dicapai oleh perencanaan tersebut. Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secara konkret dan dapat diukur. Pada umumnya dibagi dalam tujuan umum dan tujuan khusus.
3.1 Tujuan Umum
Adalah suatu tujuan masih bersifat umum dan masih dapat dijabarkan ke dalam tujuan-tujuan khusus dan pada umumnya masih abstrak.
Contoh :
Meningkatnya status gizi anak balita di kecamatan Cibadak.
3.2 Tujuan Khusus
Adalah tujuan-tujuan yang dijabarkan dari tujuan umum. Tujuan khusus merupakan jembatan untuk tujuan umum, artinya tujuan umum yang ditetapkan akan tercapai apabila tujuan-tujuan khususnya tercapai.
Contoh :
Apabila tujuan umum seperti contoh tersebut di atas dijabarkan ke dalam tujuan khusus menjadi sebagai berikut :
- Meningkatnya perilaku ibu dalam memberikkan makanan bergizi kepada anak balita.
- Meningkatnya jumlah anak balita yang dittimbang di Posyandu.
- Meningkatnya jumlah anak yang berat badannya naik, dan sebagainya.
Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 tahap pokok, yakni :
- Kegiatan pada tahap persiapan, yakni keggiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum kegiatan pokok dilaksanakan, misalnya rapat-rapat koordinasi, perizinan dan sebagainya.
- Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni keegiatan pokok program yang bersangkutan.
- Kegiatan pada tahap penilaian, yakni keggiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.
Sasaran (target group) adalah kelompok masyarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan tersebut. Sasaran program kesehatan biasanya dibagi dua, yakni :
a. Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenai oleh program tersebut.
Misalnya kalau tujuan umumnya : Meningkatkan status gizi anak balita seperti tersebut di atas maka sasaran langsungnya adalah anak balita.
b. Sasaran tidak langsung adalah kelompok yang menjadi sasaran antara program tersebut namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.
Misalnya : seperti contoh tersebut di atas, anak balita sebagai sasaran langsung sedangkan ibu anak balita sebagai sasaran tidak langsung. Ibu anak balita, khususnya perilaku ibu dalam memberikan makanan bergizi kepada anak sangat menentukan status gizi anak balita tersebut.
6. Waktu
6. Waktu
Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan. Oleh sebab itu, waktu dan kegiatan sebenarnya dapat dijadikan satu dan disajikan dalam bentuk matriks, yang disebut gant chart.
7. Organisasi dan Staf
Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi sekaligus staf atau personel yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan atau program tersebut. Disamping itu juga diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut. Hal ini penting karena masing-masing orang yang terlibat dalam program tersebut mengetahui dan melaksanakan kewajiban.
8. Rencana Anggaran
Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini dikelompokkan menjadi :
- Biaya personalia
- Biaya operasional
- Biaya sarana dan fasilitas
- Biaya penilaian
Rencana evaluasi sering dilupakan oleh para perencana padahal hal ini sangat penting. Rencana evaluasi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah tercapai.
Sesuai pendapat A.M. Williams, sebagaimana dalam buku Soewarno Handayaningrat (1996:135), proses perencanaan meliputi :
- Menentukan/ menetapkan dengan jelas maksud dan tujuan, menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang akan dilakukan, maksud dan tujuan adalah sasaran yang ingin dicapai.
- Menentukan alternatif, memperhatikan factor-faktor yang dihadapi yaitu kejadian-kejadian yang akan datang, termasuk waktu yang diperlukan, kondisi/situasi untuk menentukan pilihan dari alternatif-alternatif yang ada.
- Mengatur sumber-sumber yang diperlukan, antara lain man, money, equipment, materials, time will be need.
- Menentukan organisasi, metode dan prosedur
- Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.
Menurut Siagian (1996: 111-115), proses perencanaan dapat ditinjau dari atau fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik melalui tiga cara, yaitu:
1. Mengetahui sifat atau ciri-ciri suatu rencana yang baik, yaitu:
- Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh memahami tujuan organisasi.
- Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh mendalami teknik-teknik perencanaan.
- Rencana harus disertai oleh suatu perincian yang teliti, artinya rencana harus diikuti oleh programming.
- Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiran pelaksana.
- Rencana harus bersifat sederhana, dimana rencana itusistematik, prioritas jelas, bahasa mudah dipahami oleh semua kegiatan pokok yang akan dilaksanakan sudah tercakup.
- Rencana harus luwes, meskipun pola dasar harus bersifat permanen dan tidak berubah, tapi tergantung keadaan yang dihadapi untuk mengadakan perubahan dan penyesuaian.
- Di dalam rencana terdapat tempat pengambilan resiko.
- Rencana harus bersifat praktis (Pragmatis), artinya suatu rencana harus dapat dicapai dengan memperhitungkan tujuan, kapasitas organisasi, faktor lingkungan, dan lain-lain.
- Rencana harus merupakan forecasting, rencana harus merupakan peramalan atas keadaan yang mungkin dicapai.
- Apakah kegiatan yang harus dijalankan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
- Dimana kegiatan tertentu tersebut akan dilaksanakan.
- Dalam perencanaan harus tergambar sistem prioritas yang akan digunakan, penjadwalan waktu, target phase-phase tertentu yang akan dicapai.
- Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan.
- Dalam perencanaan harus tergambar tentang pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab.
- Mengetahui sifat hakiki dari masalah yang dihadapi.
- Kumpulkan data, yang dimaksud data adalah fakta yang relevan dengan tujuan yang hendak dicapai, informasi dari unit organisasi yang lebih rendah, saran dari anggota organisasi yang akan menjadi pelaksana, ide bawahan dan kritik dari dalam dan luar organisasi.
- Analisa data.
- Penentuan beberapa alternative.
- Memilih cara yang kelihatannya terbaik.
- Pelaksanaan pembuatan rencana tersebut.
- Penilaian hasil yang dicapai
0 komentar:
Posting Komentar